Depuis 2014, l’Etat s’est attelé au chantier de la dématérialisation des factures. Ainsi, en 2020, toutes les entreprises de France, y compris TPE-PME, devront avoir dématérialisées les factures qu’elles adressent à l’Administration publique.

Cette obligation ne concerne pas encore les relations entre entreprises.

Dématérialisation des factures

L’importance de la facturation pour les entreprises

Une facture est un document comptable essentiel pour les entreprises, notamment dans leurs relations avec l’administration puisqu’elle est une pièce justificative qui ouvre droit à la déductibilité de la TVA.
Elle a quatre fonctions :

  • comptable
  • fiscale
  • commerciale
  • juridique

Sa durée de conservation est de 10 ans et elle doit pouvoir être restituée en cas de litige ou de contrôle.
Son traitement réponds à trois grands principes :

  • authenticité de l’origine : l’identité de l’émetteur de la facture doit être certifié,
  • intégrité du contenu : la facture ne doit pas subir d’altération après son émission,
  • lisibilité du contenu : l’administration doit pouvoir lire les factures durant les 10 ans de sa conservation.

Indispensable, la facture représente néanmoins un poids financier non négligeable pour les entreprises. Non seulement, elle coûte chère mais le processus de sa fabrication alourdit considérablement son traitement. Le format papier que l’on trouve aujourd’hui dans la plupart des structures, impose de nombreuses manipulations, sources de perte de temps et d’erreur. Peuvent découler de ces délais trop longs de traitement des factures, des retards de paiement, des pénalités … Aussi, la dématérialisation des factures offre une réduction de coût importante, une efficacité et une rapidité accrues, tout en assurant la valeur juridique du document.

 

Qu’est-ce-que la dématérialisation des factures ?

La loi Macron du 21/02/2015, dite « Objectif 2020 » précise que la facture dématérialisée est une facture envoyée et reçue par le biais d’une application numérique par laquelle la transmission est cryptée et qui émet une preuve de réception.
Il ne s’agit en aucun cas d’une facture adressée au format PDF par mail.
L’objectif de la dématérialisation des factures adressées aux services administratifs étant de permettre un accès sécurisé à une version unique du document qui enregistre à la fois les applicatifs et les utilisateurs.
De cette source unique provient la garantie que l’information est fiable d’un bout à l’autre de son circuit.

Bon à savoir : la transmission des factures dématérialisée à l’Administration, doivent être envoyées via un portail de facturation dédié, Chorus Pro.
Ce portail destiné à toutes les entreprises, garantit :

  • leur réception immédiate
  • assure l’intégrité des données transmises
  • certifie de la sécurité, de la confidentialité et de la traçabilité des échanges.

 

Où en sommes-nous aujourd’hui dans les entreprises ?

Selon une étude publiée par Generix Group, les entreprises en France sont un peu à la peine quant à la dématérialisation des factures.
Si 71 % d’entre elles souhaitent s’équiper et si déjà de nombreuses entreprises ont débuté le processus, 73 % ont digitalisé moins de la moitié de leurs factures. Et seules 7 % des entreprises traitent numériquement les trois quarts de leur facturation globale.
Quelques explications à ces mauvais chiffres :

  • certaines entreprises pointent du doigt des problèmes d’intégration avec leur système d’information
  • d’autres évoquent le coût de la mise en oeuvre
  • tandis que la perception du retour sur investissement (ROI) de la dématérialisation reste floue encore.

Si la dématérialisation des factures est une obligation légale, une bonne communication par les services de l’Etat des avantages pour les entreprises est indispensable, tout comme un accompagnement technique et logistique.