Comment le poste clients au sein de l’entreprise peut être externalisé et pour quels bénéfices ?
Depuis quelques années à présent, la notion d’externalisation est apparue au sein de l’entreprise, celle-ci confiant à un tiers la gestion de certaines de ses activités. On retrouve l’externalisation au niveau de la maintenance informatique, de la gestion des contrats de travail, ou encore de celle des stocks …
Le Crédit Management n’échappe pas à cette tendance, bien qu’elle soit plus récente dans ce secteur.
L’externalisation, définition
Prenons une définition simple de l’externalisation : démarche qui consiste à confier tout ou partie des activités d’une entreprise à un tiers, prestataire de services ou entité organisée au sein d’un groupe pour le compte de plusieurs filiales.
Il n’est pas rare de trouver le terme d’outsourcing ou celui de BPO, Business Process outsourcing.
Il convient de ne pas confondre ces notions avec celle de sous-traitance, opération juridique bien différente et qui n’a pas le même objectif. En effet, la sous-traitance concerne davantage la conception d’un produit ou la réalisation d’une mission de façon ponctuelle.
L’externalisation recouvre une démarche conçue sur la durée, qui doit faire partie de la stratégie de développement de l’entreprise à long terme.
Le poste client
Restons dans l’exercice de la définition avec celle du poste clients. Cette notion regroupe l’ensemble des factures émises par une entreprise et des encours clients enregistrés dans sa comptabilité. Il s’agit d’un poste important et sensible dans l’activité globale de l’entreprise, qui représente une part de l’actif de la structure parfois très importante, notamment au sein des PME.
Non seulement, sa gestion est hautement stratégique pour l’entreprise mais la pérennité même de celle-ci en dépend.
L’optimisation du Poste Clients à un impact direct sur la trésorerie de l’entreprise, c’est pourquoi l’externalisation présente des avantages non négligeables, notamment lorsque l’entreprise détient un volume important de petites factures, dont la gestion en interne représente un temps et un coût particulièrement élevé.
Si les TPE et PME, particulièrement flexibles sont plus à l’écoute de l’externalisation de certaines de leurs activités, faute de ressources en interne, les grands comptes peuvent également trouver intérêt à l’outsourcing, comme prestation complémentaire aux actions internes ou en cas d’opérations “coup de poing” menées pour améliorer les ratios financiers.
Les étapes de l’externalisation du poste client
Lorsque l’entreprise fait la démarche de confier son poste clients à une entreprise tiers, une stratégie d’externalisation doit être menée.
Quels sont les processus de gestion du poste Clients à externaliser ? Quelle partie du portefeuille doit-on confier ? Quid de l’équipe de crédit management en interne ? Externalisation en France ou à l’étranger ? Comment choisir son prestataire ? …
Tout autant de questions qui devront trouver une réponse claire et précise, préalable indispensable à la réussite du projet. La constitution d’un comité de pilotage est réellement conseillée pour accompagner le changement et procéder avec rigueur au respect de toutes les étapes de celui-ci. La rédaction d’un cahier des charges précis constitue une étape importante du process d’externalisation. Celui-ci contiendra le périmètre des travaux confiés, leur nature, les indicateurs utiles à l’appréciation de la mission du prestataire, les contraintes exigées par l’entreprise, les modes de communication entre équipes internes et externes …
Les bénéfices de l’externalisation du poste client
Si le process de l’externalisation du poste clients s’inscrit au cœur d’une stratégie globale de l’entreprise, celle-ci y trouvera de nombreux avantages.
- performance accrue du recouvrement des créances
- possibilité de bénéficier de méthodes de recouvrement plus efficaces que les procédures internes
- réduction des coûts importante
- opportunité de mobiliser ses ressources internes sur des comptes stratégiques
- maîtrise de l’effectif interne en cas d’accroissement du portefeuille.