Dès juillet 2024, la facturation électronique s’imposera progressivement aux entreprises. Elles doivent s’y préparer activement.
Certes, il s’agit en premier lieu d’adaptations techniques motivées par des évolutions législatives et réglementaires. Mais l’enjeu n’est pas seulement celui-ci. Ces changements sont aussi l’occasion de mettre en place un système de facturation qui contribue à la performance du système financier, et en particulier à améliorer la gestion du cash.
Rappels sur la facturation électronique obligatoire
Quand nous parlons de facturation électronique obligatoire, nous faisons référence à l’émission, à la transmission et à la réception de factures :
- Sous une forme nativement dématérialisée;
- Comprenant le socle minimum de données structurées;
- Via une plateforme de dématérialisation partenaire, un opérateur de dématérialisation, ou directement le portail public de facturation (PPF, extension de la plateforme Chorus Pro) ;
- Dans un des trois formats acceptés par le PPF (format informatique structuré CII ou UBL, ou format mixte Factur-X incluant un fichier structuré XML et une transcription au format classique PDF).
À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.
La facturation électronique deviendra obligatoire pour l’émission des factures :
- Au 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises (plus de 1,5 milliard d’euros de chiffre d’affaires, ou plus de 5000 collaborateurs, ou un total de bilan supérieur à 2 milliards d’euros) ;
- Au 1er janvier 2025 pour les ETI (plus de 50 millions d’euros de CA, ou plus de 250 collaborateurs, ou total de bilan supérieur à 43 millions d’euros) ;
- Au 1er janvier 2026 pour les PME et TPE.
La facturation électronique, nouveau levier pour la gestion du cash
Les entreprises n’ont pas toujours conscience du coût de traitement manuel des factures, entrantes ou sortantes. Les estimations indiquent pourtant que ces charges oscillent entre :
- 14 et 20 € pour la gestion d’une facture client reçue ;
- 5 et 10 € pour chaque facture fournisseur émise.
La bonne nouvelle, c’est que le passage à la facturation électronique permet de diviser ces coûts de gestion par deux ou trois. L’impact sur le cash est donc bien réel.
Outre les économies réalisées sur les fournitures (papier, cartouches d’imprimantes) et sur les frais d’envoi, la baisse des coûts correspond surtout à une réduction du temps consacré aux activités suivantes :
- Gestion du courrier ;
- Saisie de la facture dans le système d’information ;
- Processus de validation interne ;
- Suivi et paiement des factures ;
- Archivage ;
- Traitement des litiges (grâce à une meilleure fiabilité des données et des process)…
En plus de cette traduction financière directe du temps économisé, il peut être intéressant de regarder aussi à quelles activités les directions financières le réaffectent. Elles peuvent par exemple mettre l’accent sur les prévisions, pour une gestion du cash encore plus performante.
Aussi, l’intégration d’une facture dématérialisée dans l’ensemble du système de gestion de l’entreprise est beaucoup plus facile et rapide, comparativement à une facture papier ou sa copie numérisée.
La facturation électronique optimise ainsi de nombreux processus de gestion. Elle fluidifie notamment tout le cycle de vie des factures. Elle permet la mise en place d’alertes et de notifications en temps réel.
Cela induit une réduction des délais de paiement. Et là encore, c’est bon pour la trésorerie.