Toute entreprise est soumise à de lourds risques financiers tout au long de son activité. C’est inévitable. Trouver des clients et les fidéliser, pérenniser son système économique, assurer la solidité de sa structure tout en la faisant grandir, gérer ses fournisseurs et prestataires … toutes ces étapes contiennent en elles-mêmes des risques importants qu’il faut savoir appréhender.
Le risque client est particulièrement sensible pour les entreprises. Les défauts ou même retards de paiement sont aujourd’hui la première cause de défaillance des sociétés françaises, et notamment des PME.
Mais il ne s’agit en aucun cas d’une fatalité et chaque entreprise a les capacités de réduire significativement ce risque, à condition de prendre des mesures préventives efficaces.
En matière de recouvrement, mieux vaut prévenir que guérir … De trop nombreuses entreprises attendent encore que l’impayé se réalise pour prendre des mesures de recouvrement. Certaines autres anticipent un peu mieux le risque mais se contentent des vérifications basiques sans toutefois aller au-delà de leurs fichiers clients.
La prévention des impayés c’est la mise en œuvre de tout un processus de suivi du retard ou de l’incident de paiement pour une action immédiate et efficace. Et cela commence dès la signature du contrat avec son partenaire. Voici quelques étapes indispensables de ce processus.
- Vérification de l’identité du client et analyse de la solvabilité
S’informer sur ses partenaires commerciaux est la 1ère étape indispensable. Cette recherche d’information permettra à l’entreprise d’estimer au mieux le risque qui pèse sur la relation à venir. Cette vérification est encore trop peu efficiente et de nombreuses entreprises ne prennent pas la peine d’aller au- delà des renseignements fournis par leurs partenaires. Or, les registres du commerce, du cadastre, des banques, des sociétés spécialisées sur le net … sont des sources utiles.
De même, il est fortement recommandé d’analyser au préalable la solvabilité de ses clients. La majorité des défauts de paiements pourraient ainsi être évités ou minimisés par des prises de garanties. Et quand les ressources ou process de l’entreprise ne permettent pas une analyse fine, une simple prise d’information sur le bilan financier de son client permet d’éviter un certain nombre de mauvaises surprises.
- Des documents commerciaux sécurisés et sécurisants
Les documents commerciaux doivent être solides et de préférence conçus avec l’aide d’un professionnel du droit. Ils doivent être dûment signés par les deux partenaires. Ils seront indispensables en cas de passage à un recouvrement judiciaire.
De même, tous les documents échangés durant la relation commerciale doivent être conservés précieusement.
- La mise en place d’un processus de recouvrement adapté à l’activité de l’entreprise et au profil des partenaires commerciaux.
Ainsi, les process de relances doivent être organisés et professionnalisés : pré-relances, relances après l’échéance, transmission au service juridique interne (ou externe) … la dynamique du processus de recouvrement sera à la base de son efficacité. Les outils au service du recouvrement et de la gestion du risque client devront être pensés en amont : si Excel reste une valeur sûre pour la majorité des entreprises, de nombreuses structures utilisent un ERP (logiciel de gestion d’entreprise) qui permettent de centraliser toutes les données client au sein d’une même interface. De plus, ils permettent la mise en place de fonctionnalités à chaque étape de la gestion du recouvrement.
Sans négliger les solutions extérieures telles que le recours à une société de recouvrement, l’affacturage, encore assez méconnue des PME mais pourtant parfaitement adapté à leur besoin à la fois en trésorerie et en sécurité de leurs relations commerciales, les assurance-crédit …
Pour anticiper les défaillances et se prémunir …
Il est vrai que mettre en place un véritable parcours du pré-recouvrement et du recouvrement au sein de l’entreprise requiert des moyens humains importants que l’entreprise a parfois du mal à envisager. Pourtant s’entourer d’experts de la gestion du risque client n’est pas une dépense superflue et c’est au contraire une mesure forte pour assurer la sécurité financière et la pérennité de l’entreprise.