Facture électronique : tout le monde y gagne

Une fois n’est pas coutume, les entreprises peuvent se réjouir de devoir se conformer à de nouvelles obligations légales. Il s’agit de la facturation électronique obligatoire, progressivement étendue à tous les échanges commerciaux entre entreprises assujetties à la TVA.

Pourquoi est-ce une bonne nouvelle ? Parce que, quels que soient leur secteur et leur taille, les entreprises qui ont anticipé la généralisation de la facture électronique le disent : les gains de temps et d’argent sont importants. Ils s’observent tant pour l’émission de factures que pour le traitement des factures fournisseurs.

Vers la facturation électronique obligatoire

Déjà obligatoire pour les marchés publics, la facturation électronique le deviendra également pour le commerce B2B entre 2024 et 2026 :

  • dès 2024, toute entreprise assujettie devra accepter les factures électroniques ;
  • selon sa taille, elle devra aussi émettre des factures électroniques dès 2024 pour les grandes entreprises, 2025 pour les ETI ou 2026 pour toutes les autres.

La facturation électronique va beaucoup plus loin que la simple copie numérisée d’une facture papier envoyée par mail au destinataire. En effet, la conception d’une facture électronique doit suivre des spécifications précises. En particulier, elle contient des données structurées imposées par le cadre légal et par les besoins techniques.

Pour qu’une facture électronique soit valable, de nombreuses conditions sont requises. D’abord, elle doit être clairement lisible. Elle doit aussi garantir l’authenticité de son origine (en identifiant l’émetteur) et l’intégrité de son contenu (qu’on ne doit pas pouvoir modifier).

Enfin, sa transmission, du fournisseur au client, doit impérativement :

  • suivre une norme sécurisée, convenue entre les deux parties,
  • ou inclure une signature électronique,
  • ou encore s’effectuer sous n’importe quel moyen électronique, à condition que soit établie une piste d’audit indiscutable entre factures et livraisons de biens ou services correspondantes.

Vendeur, client, État : tous gagnants avec la facture électronique

De nombreuses entreprises n’ont pas attendu l’obligation pour passer aux factures dématérialisées. Elles ont pris les devants parce qu’il y a là un levier important de réduction des coûts. Aussi, au plus fort de la pandémie, les restrictions de déplacement, mesures de distanciation et autres contingences pesant sur le traitement des factures papier et leur transmission postale ont accentué ce mouvement d’anticipation.

Dès la mise en œuvre de la facturation électronique, ces entreprises pionnières en mesurent les gains significatifs. Selon les études et les témoignages, la réduction des coûts va de 20% à 80%.

La fourchette est large en raison de la disparité des situations avant passage à la facture électronique, et selon que l’économie est mesurée sur les coûts d’émission de factures, de traitement des factures fournisseurs, ou sur l’ensemble. Dans tous les cas, les bénéfices constatés sont substantiels.

Côté fournisseur, la facturation électronique fait disparaître certains postes de dépenses : impression, mise sous enveloppe, affranchissement et expédition, archivage physique des factures. D’autres coûts baissent grâce à une simplification du traitement comptable des factures émises, de la déclaration de TVA, etc.

Côté client, la réception d’une facture électronique peut donner le sourire ! En effet, là aussi, certaines tâches disparaissent : le tri manuel du courrier, l’enregistrement manuel de la facture et encore l’archivage physique. Et d’autres, comme la validation et le paiement, s’effectuent plus simplement.

Des deux côtés, on observe enfin des gains indirects : baisse du nombre d’erreurs et donc des corrections induites, réduction des délais de paiement, traçabilité, fiabilité et sécurité du processus de facturation… Et tout ceci contribue à renforcer la confiance et la collaboration entre clients et fournisseurs.

Pour conclure, la généralisation de la facture électronique est également intéressante pour l’État. En plus des économies favorisant la compétitivité des entreprises, la facturation électronique facilite les contrôles pour l’impôt et la TVA.

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