Les impayés sont très courants en France !
En 2023, 97% des entreprises françaises ont accordé des délais de paiement à leurs clients, avec un délai moyen de 48 jours.
La réduction de ces retards est un enjeu économique majeur car l’argent bloqué chez les clients est de l’argent indisponible pour investir et innover.
Il est donc important que les organisations ne sous-estiment pas la nécessité de repenser leurs processus autour de leurs ressources financières pour sécuriser leur chiffre d’affaires.
Inculquer une culture cash dans l’entreprise
Mettre en place un nouveau mode d’organisation de la société à travers la mise en place d’outils d’optimisation de la trésorerie, des délais de paiement,… c’est l’affaire de tous au sein de l’entreprise. Pour en savoir plus sur ce sujet, n’hésitez pas à lire cet article sur le thème « La culture cash dans l’entreprise en France : une nécessité ».
Ce qui suit vous donnera quelques conseils et exemples d’actions qui permettront à votre entreprise de libérer du cash.
Adopter les bons outils de Credit Management
Savoir anticiper
Le maître mot est : Anticipation ! Avant de faire du business avec une entreprise, vous devez vous assurer que celle-ci est bien solvable. Pour ce faire, il existe des outils vous donnant accès à de nombreuses informations sur les entreprises et leur santé financière.
Ces données sont précieuses et aident à la prise de précision, notamment pour l’octroi de crédit.
Grâce à une solution de gestion des risques, vous pouvez envoyer de manière dématérialisée des formulaires de demande de crédit.
De même, un workflow peut aussi être mis en place afin d’accélérer le processus de validation des nouveaux clients. Vous pouvez également instaurer des alertes en fonction du comportement payeur de vos clients. Ainsi, vous pouvez réévaluer leur limite de crédit et limiter rapidement les risques de pertes.
Ces outils de Credit Management permettent de garder le risque client sous contrôle et de sécuriser votre chiffre d’affaires en réduisant les pertes.
Gestion du cash : conseil clé
Conseil clé : Pour anticiper certains problèmes qui amènent à un faux litige ou à un impayé, il est important pour les entreprises de revoir leur process interne. Par exemple, elles peuvent mettre en place une procédure qui incite le Credit Manager ou le Responsable ADV a appelé systématiquement le service comptabilité du client pour vérifier et valider toutes les modalités contractuelles (mode d’envoi de la facture, entité facturée, conditions de paiement…).
Dématérialisation des factures :
Les entreprises en France sont un peu à la peine quant à la dématérialisation des factures.
Afin de gagner en rapidité et en fiabilité, la dématérialisation du processus de facturation devient incontournable. Elle représente également une économie financière.
En moyenne, une facture papier coûte plus de 12 euros à l’entreprise. Alors qu’une facture dématérialisée coûte en moyenne 3 euros (Source Arthur D Little).
Une solution de dématérialisation permet la diffusion et l’archivage de 100% de vos factures.
L’avantage est que vous pouvez envoyer de manière automatique toutes vos factures selon les exigences de vos clients. Tout en aidant les entreprises à parvenir à une conformité globale (signature électronique, piste d’audit fiable, archivage…).
Une fois ce type de solution mise en place, l’enjeu pour les entreprises est d’avoir un maximum de clients qui adoptent la facturation électronique.
Stratégie et mise en place de l’automatisation
Pour cela, il existe des stratégies, des bonnes pratiques à mettre en place, pour booster votre taux d’adoption. Si toutefois, certains de vos clients ne sont pas prêts à recevoir leurs factures de manière électronique, vous avez toujours la possibilité de leur envoyer par voie postale grâce à une solution de dématérialisation.
Les avantages d’une solution de dématérialisation des factures clients sont de plusieurs ordres :
- Une diminution des coûts
- Un gain de productivité
- Un meilleur suivi des factures
- Une plus grande autonomie pour les clients et une résolution des litiges plus rapide
- Des délais de paiement plus courts : les factures sont envoyées rapidement
- La sécurité serait également améliorée selon l’AIFE
- La transparence et la protection de l’environnement sont également présentées comme deux enjeux de la facturation électronique.
Conjuguer recouvrement et fidélisation
Le recouvrement d’une facture au sein de l’entreprise sème sur son chemin de nombreuses tâches répétitives :
- Vérification des montants, des coordonnées, des litiges éventuels
- Suivi du compte client, relances, encaissement, envoi d’e-mails, de courriers, d’appels téléphoniques
Autant de missions consommatrices de temps et de ressources. Avec comme risques ceux de l’imprécision et un manque de visibilité évident. Heureusement, grâce aux outils digitaux de gestion et d’analyse, l’entreprise peut gagner en efficacité sur toutes ces étapes indispensables mais extrêmement chronophages.
Recouvrement : la solution d’automatisation
En effet, une solution d’automatisation permet d’optimiser votre processus et rend vos actions de recouvrement plus efficaces. Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités essentielles que doit posséder un tel outil :
- Mise en place de stratégies et segmentation en fonction des différents profils payeurs
- Automatisation des tâches répétitives et chronophages
- Priorisation des tâches à effectuer
- Historique de tous les échanges avec les clients pour une meilleure gestion en interne
- Analyse des causes de retard et de litiges permettant d’identifier un dysfonctionnement interne
- Suivi et contrôle de l’activité et de la performance des équipes grâce à des tableaux de bord intégrant des indicateurs clés de performance
- Portail web pour que vos clients puissent récupérer une copie de facture ou planifier un règlement
- Affectation d’une promesse de paiement et d’une date de suivi
- Envoi d’une alerte lors d’un dépassement de limite de crédit
- Création et envoi automatique de rapports quotidien
- Analyse prédictive permettant de prévoir avec précision si les factures seront réglées et dans quel délai.
Un CRM de recouvrement permet la centralisation de toutes les données liées au recouvrement. Vous obtenez une vue complète de la situation du client et toutes les actions de recouvrement sont archivées et disponibles dans la solution.
Conclusion
Un client pleinement satisfait sur l’ensemble du cycle de vente, aura moins tendance à “négliger” sa facture.
Les solutions de digitalisation sont des outils puissants qui répondent parfaitement à cet objectif.
De ce fait, avec l’automatisation, les équipes sont plus productives et peuvent se concentrer principalement sur des tâches plus stratégiques comme la relation client.
Par une démarche globale de satisfaction et de connaissance client, le taux de recouvrement et la fidélisation sont clairement améliorées. La boucle est bouclée !
Cécile OPPER, co-écrit avec CreditJob
