Les retards de paiement sont très courants en France (environ 15 jours selon les secteurs d’activité) et leurs causes sont multiples (oubli ou perte de la facture, stratégie de l’entreprise de payer en retard, facture non reçue, erreur sur la facture, difficultés de trésorerie…). La réduction de ces retards est un enjeu économique majeur car l’argent bloqué chez les clients est de l’argent indisponible pour investir et innover. Il est donc important que les organisations ne sous-estiment pas la nécessité de repenser leurs processus autour de leurs ressources financières pour sécuriser leur chiffre d’affaires.
#1 Inculquer une culture cash dans l’entreprise
Mettre en place un nouveau mode d’organisation de la société à travers la mise en place d’outils d’optimisation de la trésorerie, des délais de paiement,… c’est l’affaire de tous au sein de l’entreprise. Pour en savoir plus sur ce sujet, n’hésitez pas à lire cet article sur le thème « La culture cash dans l’entreprise en France : une nécessité ».
Ce qui suit vous donnera quelques conseils et exemples d’actions qui permettront à votre entreprise de libérer du cash.
#2 Adopter les bons outils de Credit Management :
Le maître mot est : Anticipation ! Avant de faire du business avec une entreprise, vous devez vous assurer que celle-ci est bien solvable. Pour ce faire, il existe des outils vous donnant accès à de nombreuses informations sur les entreprises et leur santé financière. Ces données sont précieuses et aident à la prise de précision, notamment pour l’octroi de crédit. Grâce à une solution de gestion des risques, vous pouvez envoyer de manière dématérialisée des formulaires de demande de crédit. Un workflow peut aussi être mis en place afin d’accélérer le processus de validation des nouveaux clients. Vous pouvez également instaurer des alertes en fonction du comportement payeur de vos clients pour réévaluer leur limite de crédit et limiter rapidement les risques de pertes.
Ces outils de Credit Management permettent de garder le risque client sous contrôle et de sécuriser votre chiffre d’affaires en réduisant les pertes et provisions pour créances douteuses.
Conseil clé : Pour anticiper certains problèmes qui amènent à un faux litige ou à un impayé, il est important pour les entreprises de revoir leur process interne. Par exemple, elles peuvent mettre en place une procédure qui incite le Credit Manager ou le Responsable ADV a appelé systématiquement le service comptabilité du client pour vérifier et valider toutes les modalités contractuelles (mode d’envoi de la facture, entité facturée, conditions de paiement…).
#3 Digitaliser les factures clients :
Les entreprises en France sont un peu à la peine quant à la dématérialisation des factures. La majorité considère le digital comme essentiel. Pourtant les entreprises rechignent, repussent, retardent ce changement. Afin de gagner en rapidité et en fiabilité, la dématérialisation du processus de facturation devient incontournable. Elle représente également une économie financière : en moyenne, une facture papier coûte plus de 12 euros à l’entreprise ; Une facture dématérialisée coûte quant à elle en moyenne 3 euros (Source Arthur D Little).
Une solution de dématérialisation permet la diffusion et l’archivage de 100% de vos factures. L’avantage est que vous pouvez envoyer de manière automatique toutes vos factures selon les exigences de vos clients (média préféré : courrier, e-mail, EDI, portail web…) tout en aidant les entreprises à parvenir à une conformité globale (signature électronique, piste d’audit fiable, archivage…). Une fois ce type de solution mise en place, l’enjeu pour les entreprises est d’avoir un maximum de clients (nouveaux et existants) qui adoptent la facturation électronique. Pour cela, il existe des stratégies, des bonnes pratiques à mettre en place, pour booster votre taux d’adoption. Si toutefois certains de vos clients ne sont pas prêts à recevoir leurs factures de manière électronique, vous avez toujours la possibilité de leur envoyer par voie postale grâce à une solution de dématérialisation.
Les avantages d’une solution de dématérialisation des factures clients sont de plusieurs ordres :
- Une diminution des coûts : la dématérialisation permet une réduction significative des coûts de traitement (papier, encre, enveloppe, timbre, entretien des machines…).
- Un gain de productivité : la simplification et l’automatisation du processus de traitement permet de gagner du temps tout au long du parcours de validation (de l’envoi de la facture jusqu’à son archivage). La charge associée au traitement et au suivi des factures diminue, et les ressources peuvent être allouées à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Grâce au RPA (Robotic Process Automation), il est possible d’automatiser le dépôt des factures sur le portail fournisseur des clients. De plus, avec l’archivage en ligne, vous retrouverez plus facilement et plus rapidement toutes vos factures.
- Un meilleur suivi des factures : les tableaux de bord intégrant des indicateurs de performance permettent d’avoir une bonne visibilité sur l’activité, notamment sur le statut d’envoi des factures (envoyer, à valider, en erreur…). Vous pouvez envoyer des duplicatas de facture ou associer un document à la facture, comme par exemple un bon de commande.
- Une plus grande autonomie pour les clients et une résolution des litiges plus rapide : grâce à un portail web, les clients ont la possibilité de visualiser, contester ou payer une facture en ligne. En cas de problème sur une facture, ils peuvent également envoyer un message via un outil de chat intégré au portail web.
- Des délais de paiement plus courts : les factures sont envoyées rapidement (via le bon canal, à la bonne personne et au bon moment), le risque de perte et d’erreur est quasi nul, ce qui réduit les délais de traitement des factures. Cela entraîne donc une diminution du DSO ainsi que du BFR.
- La sécurité serait également améliorée selon l’AIFE grâce à la fonctionnalité d’archivage, à l’architecture des systèmes d’information déployés et au suivi normé de la facture proposée par les logiciels. Respect de la réglementation (signature électronique en fonction du pays de destination par exemple),
- La transparence et la protection de l’environnement sont également présentées comme deux enjeux de la facturation électronique. Le service financier est celui ayant la plus importante consommation de papier de toute l’entreprise.
Le saviez-vous ? L’article 153 de la loi de finances 2020, votée le 28 décembre 2019, prévoit ″la mise en œuvre de la facture électronique dans les relations inter-entreprises et la remise d’un rapport sur les conditions de cette mise en œuvre″. L’entrée en vigueur de cette obligation sera progressive, entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025, selon un calendrier et des modalités fixés par décret en fonction, notamment, de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées.
#4 Conjuguer recouvrement et fidélisation
Le recouvrement d’une facture au sein de l’entreprise sème sur son chemin de nombreuses tâches répétitives et porteuses de très peu de valeur ajoutée : vérification des montants, des coordonnées, des litiges éventuels, suivi du compte client, relances, encaissement, envoi d’e-mails, de courriers, d’appels téléphoniques, lettrage, reporting … Autant de missions consommatrices de temps et de ressources. Avec comme risques ceux de l’imprécision, d’un manque de visibilité évident et de délais de paiement à rallonge. Heureusement, grâce aux outils digitaux de gestion et d’analyse, l’entreprise peut gagner en efficacité sur toutes ces étapes indispensables mais extrêmement chronophages.
En effet, une solution d’automatisation permet d’optimiser votre processus et rend vos actions de recouvrement plus efficaces. Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités essentielles que doit posséder un tel outil :
- Mise en place de stratégies et segmentation en fonction des différents profils payeurs des clients
- Automatisation des tâches répétitives et chronophages telles que les relances (état de comptes, rappels de paiement…) pour un gain de temps et une meilleure productivité des équipes
- Priorisation des tâches à effectuer grâce à une to-do list basée sur votre stratégie (par exemple : relances des comptes stratégiques en premier)
- Historique de tous les échanges avec les clients pour une meilleure gestion en interne en cas d’absence d’un collaborateur
- Analyse des causes de retard et de litiges permettant d’identifier un dysfonctionnement interne et de le corriger au plus vite
- Affectation d’une tâche à un collaborateur pour une résolution plus rapide des litiges
- Suivi et contrôle de l’activité et de la performance des équipes grâce à des tableaux de bord intégrant des indicateurs clés de performance (DSO, BPDSO, taux d’échus, CEI, balance âgée…)
- Portail web pour que vos clients puissent récupérer une copie de facture, planifier un règlement, visualiser leur état de comptes, contester une facture…
- Affectation d’une promesse de paiement et d’une date de suivi
- Envoi d’une alerte lors d’un dépassement de limite de crédit
- Création et envoi automatique de rapports quotidien, hebdomadaire ou mensuel
- Analyse prédictive permettant de prévoir avec précision si les factures seront réglées et dans quel délai. Ainsi, l’entreprise peut à la fois optimiser l’ensemble de ses actions (automatisation, dématérialisation …) tout en améliorant significativement le règlement de ses factures.
Un CRM de recouvrement permet la centralisation de toutes les données liées au recouvrement. Vous obtenez une vue complète de la situation du client et toutes les actions de recouvrement sont archivées et disponibles dans la solution. Grâce à toutes ses fonctionnalités, les délais de paiement de vos clients sont davantage respectés, votre DSO réduit et vous optimisez la productivité de vos équipes. Cet outil permet également une amélioration de la collaboration interne et offre une expérience client unique.
Conclusion :
C’est certain, l’expérience client allège les impayés subis par l’entreprise. En effet, un client pleinement satisfait sur l’ensemble du cycle de vente, aura moins tendance à “négliger” sa facture. Les solutions de digitalisation sont des outils puissants qui répondent parfaitement à cet objectif. Tout ce qui peut être automatisé est automatisé. Les équipes sont plus productives et peuvent se concentrer principalement sur des tâches plus stratégiques comme la relation client, le cross-selling… Par une démarche globale de satisfaction et de connaissance client, le taux de recouvrement et la fidélisation sont clairement améliorées. Les impayés clients sont réduits de manière considérable et votre chiffre d’affaires sécurisé. La boucle est bouclée !
Cécile OPPER, co-écrit avec CreditJob